Головна » Новини та публікації » Взаиморасчеты, учет, зарплаты и мотивация в ОСМД (ОСББ)

Взаиморасчеты, учет, зарплаты и мотивация в ОСМД (ОСББ)

От одного из читателей нашего сайта пришел вопрос, который вдохновил меня на написание этой статьи. Вопрос очень показательный и отражает мнение о взаиморасчетах и формировании оплат в ОСМД, поэтому я не мог не процитировать этот вопрос в некоторой моей редакции, вопрос выглядел приблизительно так: «…Как Вы распоряжаетесь деньгами? Ведь если жители платят на расчетный счет ОСББ в банк, то, как Вы, к примеру, налом платите за работы? Ведь мы с Вами понимаем, что лучше нанять, условно, студентов, и дать им по сотне гривен, чтобы они перекопали все клумбы... чем нанимать кого-то, кто выставит Вам трехэтажные счета на оплату..., а ведь всяких таких наличных операции много!?!? Как быть? Если деньги в банке, можно ли председателю объединения их снимать, нужно ли вести книгу учета и т.п. просветите плиз?».

В некоторых своих статьях я предупреждал, что руководители ОСМД находятся под пристальным присмотром жильцов доброжелателей, жильцов присматривающихся и ожидающих успехов или поражений ОСМД, чтобы стать на ту или иную сторону, есть и безразличные жильцы. Но есть и жильцы недоброжелатели, которые считают вас покусителем на их кошелек с кровно заработанными деньгами.

Зачастую новоизбранные председатели объединений, которые никогда с подобными организационными процессами не сталкивались, запирают себя в информационный вакуум и начинают думать, что все особенности управления организации деятельности и учета в ОСМД известно только им одним, что они обладают властью над информацией, которая открыта только для них. И это мнение формируется у этих председателей только по той причине, что много информации, которую они узнали, вникая в организацию учета в ОСМД, им показалась открытием. А ведь в этой информации ничего нового нет, открой газеты, журналы интернет и все станет доступным любому желающему, к тому же организация учета в объединении точно такая же, как в обычных предприятиях за исключением некоторых незначительных нюансов. Не стоит обманываться и считать жителей дома недалекими и не разбирающимися в ваших вопросах людьми, ведь за каждым из жильцов может стоять серьезная должность бухгалтера или руководителя частной или государственной компании, в которой нужно было решать подобный круг вопросов, к тому же в большем объеме. Ваши соседи могут быть более квалифицированны, чем вы, чтобы вести реальный контроль над вашей деятельностью и при необходимости пресекать ваши незаконные действия.

Не исключено, что эти и другие негативно настроенные жильцы помимо того, что могут вредить, они могут распускать сплетни и возможно писать во всякие неприятные инстанции с вытекающими из этого неприятными последствиями. Поэтому не советую применять в ОСМД привычные для обычного бизнеса финансовые модели, о которых знаете только вы и ваш доверенный бухгалтер, а также вести какие либо финансовые махинации и рассчитывать на обогащение за счет ваших соседей. Это ответственный пост и нужно относиться к нему как должности которая может помочь вам реализоваться в новом амплуа и доказать себе и всем окружающим, что вы тот самый человек который может изменить жизнь вашего дома к лучшему.

В самом начале создания своего ОСМД я для себя определил цели, которые я хочу добиться в ходе реализации идеи самоуправление жильцами своим домом. Я задумал настроить работу ОСМД как механизм хорошего бизнеса, который работает как исправные швейцарские часики. После того как бизнес под названием ОСМД заработает, я должен буду стандартизировать как в Макдоналдсе необходимый набор функций, найти хорошего управителя передать ему выполнение этих стандартных функции и, наконец, отойти в сторону. Разумеется, прежде чем отойти от дел окончательно, я должен буду какое-то время понаблюдать за работой нового руководителя и его взаимодействием с жильцами. А когда для себя пойму, что у этого управителя все получается, вовсе отойти от деятельности ОСМД, с удовольствием позабыть о его существовании и начать наслаждаться результатами деятельности объединения совладельцев многоквартирного дома.

Хуже всего, когда подобно описанному выше, новоиспеченный председатель объединения пытается все функции управителя и бухгалтера прибрать под себя, оправдывая это экономической целесообразностью и недоверием кому-либо кроме себя, концентрирует в своих руках управленческие и бухгалтерские функции. В моем понимании таких вещей априори быть не может как минимум по двум причинам. Во-первых, перед таким руководителем открывается очевидное искушение и возможности заниматься махинациями и если этот человек недалекий и глупый с долларами вместо зрачков, то он запутается в своих действиях и «попалится», а в попытке скрыть свои преступления «наломает кучу дров». А если этот человек очень умный, то у него может получаться много лет «водить всех за нос». Во-вторых, если новый председатель действительно руководствуется экономической целесообразностью, имеет достаточный опыт, чтобы совмещать эти должности, и очень устойчив к искушениям, то нельзя совмещать эти две обязанности хотя бы по причине природной потребности талантливыми руководителями упрощать бюрократические, в хорошем смысле этого слова, бухгалтерские алгоритмы учета. В этом случае руководитель «наломает дров» в обязательных процедурах бухгалтерского учета, и если в его действиях не будет злого умысла, то ОСМД будет оштрафовано на значительные суммы.

Немного вернемся. Если Вы будете ставить перед собой цели, подобно тем, которые определил для себя я, или хотя бы следовать подобным принципам организации деятельности объединения. Тогда вы захотите, и будете создавать удобную систему контроля не только бизнес операций ОСМД, но и прозрачную схему контроля финансовых операций объединения совладельцев многоквартирного дома. Если вы не станете «изобретать велосипед» пытаться единолично вести учет и взаиморасчеты с надеждой на интернет и подручные учебники, а возложите контроль выполнение финансовых операций на оправдавший себя в течение многих лет стандартный бухгалтерский учет. Если вы можете себе предположить, что вас могут переизбрать или вы сами, быть может, когда-либо, захотите отойти от дел объединения совладельцев, тогда вы задумаетесь о подконтрольности председателя или управителей ОСМД, а с ним и его персонала. Если вы не станете замыкать контроль и учет исключительно на себе, а делегируете эти функции профессиональному бухгалтеру, а в месте с функциями возложите и ответственность на плечи бухгалтера, тогда вы будете спать спокойно, тогда-то и ваше управление будет более приятным, простым и без потрясений. А самое приятное, что вы сможете тратить высвободившееся время на новые проекты в ОСМД или на личное «лежание на печи», ведь если вы все организуете хорошо, вы будете иметь на это моральное право – это привилегия хорошего руководителя.

ОСМД (ОСББ – об’єднання співвласників багатоквартирного будинку) эта та же обычная юридическая бизнес-организация, с незначительными отличиями, она работает на общих основаниях (не по форме единого налогообложения), соответственно все операции в ОСМД подобны операциям, которые осуществляются в обычных предприятиях-фирмах, работающих на общих основаниях налогообложения.

Это значит, что вы также можете производить расчеты, как за безналичные деньги, так и за наличные. Конечно, вы будете выплачивать заработные платы наличными деньгами, но вы сможете покупать канцелярские принадлежности за наличный расчет, нанимать одноразовых работников и оплачивать им их услуги наличными выплатами и т.п. Вы можете за все это платить наличными деньгам, единственным ограничением для вас должно являться беспрекословное выполнение необходимых действий бухгалтерского учета и отчетности, а эти правила, установленные законодательствам сами создадут условия, чтобы вы не могли искуситься и оступиться.

Учитывая тот факт, что объединения совладельцев многоквартирного дома бывают с разными исходными условиями, позвольте мне разбирать самую трудную для реализации модель организации экономики объединения. Это касается тех домов, в которых мало квартир в доме, в котором есть желание людей платить за улучшение жизни, но кроме желания нет дополнительных вспомогательных помещений для сдачи их в аренду и других доходов. В этих случаях стоят остро вопросы экономии средств таким образом, чтобы как можно больший процент от получаемых средств шел не на обеспечение работы администрации объединения, а на реальное улучшение быта и жизни дома. Ведь противоположное состояние вещей может надоесть жильцам, и они захотят «прикрыть лавочку».

Для решения финансовых проблем ОСМД с малым количеством квартир, как тактический шаг я рекомендую применять развитие экономики объединения без приема дома на баланс ОСМД. Это позволяет серьезно продвинуться в сервисе на базе ЖЭКовских сотрудников, а так же вести накопления на инвестиции в дом, без стрессов перезаключения договоров с монополистами поставщиками воды, энергии-тепла, газа и т.п.

Теперь перейдем к тому к чему я все это веду. Из страстного желания распоряжаться наличными деньгами на оплаты студентам и тому подобного нерационального вида расходов, вытекает один вопрос, ответ на который может перечеркнуть удобство и комфорт распоряжения наличными деньгами. Вопрос в экономической целесообразности организации бизнес процесса по модели наличных взаимоотношений, другими словами я не оспариваю удобство распоряжения наличными деньгами, а всего лишь спрашиваю вас, выгодно ли всюду платить наличными деньгами? Во сколько ваш комфорт наличных расчетов может обойтись объединению совладельцев многоквартирного дома? Из дальнейшего контекста вы получите ответ на этот вопрос.

Для того чтобы ответить на вопрос как организовать финансовую деятельность объединения, чтобы не тратить лишних денег, стоит не только думать о дешевой рабочей силе, типа студентов (хотя, нынешние студенты не такая уж дешевая рабочая сила), но и не сбрасывать со счетов загрузку того же бухгалтера.

Когда вы приглашаете условно студентов, расходы на них можно назвать переменными, ведь эти работы зависят от объема работ, которые вам необходимо выполнить одноразово в данный момент. Но как может отразиться приглашение этих студентов за наличный расчет на увеличении объема работы бухгалтера? Ведь работа бухгалтера со студентами относится к не стандартизированной работе, а любая нестандартная работа занимает больше времени и естественно должна стоить дороже.

Давайте разберемся, какая же это приблизительно работа? Это составление договора с каждым студентом в отдельности, а такие операции нормальные бухгалтера на тяп-ляп не делают, ведь это чревато последствиями после соответствующих проверок. Это внесение всех данных этих студентов в бухгалтерскую базу данных для начисления зарплаты и начислений на зарплаты этих студентов. Это неизбежное общение с каждым из этих студентов, которые должны предоставить определенные документы, которых, конечно же, у них в самый нужный момент не окажется и бухгалтер будет вынужден встречаться с некоторыми из этих студентов повторно и т.д. и т.п.

А теперь, в ракурсе этой проблематики рассмотрим зарплату бухгалтера.

В объединениях, которые приняли дом на собственный баланс ОСМД можно представить работу бухгалтера, который ведет весь баланс и взаимоотношения со всеми компаниями монополистами (водоканал, энергетические и газовые компании, и т.п.). Работа такого бухгалтера очень громоздкая иногда требует работы второго бухгалтера-помощника, а это значит, что в этих ОСМД бухгалтер априори работает на полную загрузку и за полную договорную зарплату/ставку, не говоря о зарплате бухгалтера-помощника, если таковой нужен.

Не принятый дом на баланс ОСМД позволяет объединениям реализовывать возможность серьезной вилки в вопросах заработного фонда на оплату труда бухгалтера ОСМД. Ведь в этом случае бухгалтер может работать на любой уровень загрузки, исходя из стратегических планов и финансовых возможностей объединения на определенный момент времени.

Расходы, на оплату труда бухгалтера для вас являются постоянными, при этом не важно работает бухгалтер по полной занятости или по совместительству – частичная занятость. Ведь бухгалтер выполняет определенные повторяющиеся ежемесячно, ежеквартально, ежегодно работы по подготовке отчетов, плюс те работы, которые вы введете в его круг обязанностей по договоренности. Минимальный оклад приходится на бухгалтеров, которые выполняют работу по сдаче нулевых отчетов, без какой либо деятельности ОСМД. Работы, которые вы вводите бухгалтеру дополнительно к сдаче отчетов, независимо от обязательных работ можно квалифицировать как условно дополнительные работы. Часть из этих условно дополнительных работ является стандартными – это подготовка платежных поручений на различные отчисления и платежи, работа с ведомостями по выплате зарплат, работа с типовыми договорами и т.п., а часть, из этих условно дополнительных работ является нестандартными. Нестандартные работы возникают при определенных искусственных обстоятельствах, таких как работа со студентами для вскапывания клумб. Каждый уровень наслоения работ на базовую работу по сдаче нулевых отчетов влечет за собой соответственное повышение заработной платы бухгалтера.

Вы должны понимать, что в то время, когда стоимость работ бухгалтера, при полной загрузке, на рынке труда колеблется от 3000 грн. до «бесконечности», в ОСМД стоимость работ бухгалтера на базовый объем работ, только на сдачу отчетов-пустышек может начинаться от 150 грн в месяц. И это не потому, что люди, которые берут так мало это другой уровень бухгалтера, а потому, что с подобной однотипной работой бухгалтер может справиться в больших объемах для многих ОСМД одновременно.

Каждый «бухгалтер-многостаночник» строит свой бизнес на унифицированной работе, и эту работу бухгалтер может для себя разложить спланировать и выполнять согласно определенному лично графику и тем самым как «стахановец» успевать обслужить большое количество фирм и объединений совладельцев многоквартирных домов. Это подобно структуре бизнеса юридических фирм, которые одновременно обслуживают десятки фирм и организаций небольшой группой собственных юристов, эти услуги в отдельности не обходятся дорого клиентам, но приносят хороший доход юридическому агентству.

Теперь представьте, что к бухгалтеру, который строит свой собственный бизнес на принципе этого рода, обращаетесь вы с просьбой обеспечить работу со студентами или еще чем-то в этом стиле? Вопрос конечно риторический.

И чем больше вы планируете грузить бухгалтера нестандартными задачами, тем больше эта работа будет разрушать бухгалтеру устоявшийся график и тем меньше этот бухгалтер захочется с вами сотрудничать как с работодателем. Или же вам нужно подумать о предложении бухгалтеру работы на постоянный соответствующий его заработкам оклад и постоянную занятость в этом объеме, проще выражаясь поднять зарплату. Или вы должны будете в качестве компенсации возникновения перед бухгалтером такого рода работ, а с ней неожиданной дополнительной физической и психологической нагрузки предусмотреть вашему бухгалтеру немалые премии каждый раз, когда возникают такие обстоятельства.

Я так подробно описал мотивацию бухгалтера потому, что этот пример может распространиться и на другие службы в ОСМД – дворники, сантехники, электрики, тепловики и т.п. Ведь чем больше работа этих служб стандартизирована, тем на меньшую зарплату эти службы будут готовы идти с мыслью о том, что таких объектов они могут вести несоизмеримо больше, в сравнении с окладом, который вы можете им предложить на полной занятости.

Скажу больше, стандартизированной работе можно обучить неквалифицированного работника, а его услуги стоят дешевле любого самого дешевого квалифицированного работника. Вспомните систему работы Макдоналдсов, где правят толмуты инструкций и дешевая рабочая сила, где даже директор ресторана зарабатывает ниже средней общепринятой зарплаты! И это не из-за престижности работы или еще, какого другого чуда, за которое люди готовы жертвовать своим достатком, а это из-за великой силы стандартизации работы, которой можно обучить неквалифицированного работника.

Бухгалтер моего ОСМД довольствуется минимальной зарплатой (установленной Законом) и ведет полную бухгалтерию (без работы с водоканалом, энергетическими компаниями и т.п.). Но стоит мне заикнуться о приглашении «студентов», как мне не избежать непростого разговора о прибавке к его зарплате, на такую сумму, что доплаты совместителям окажутся настолько выгодными, что вы больше в сторону «студентов» смотреть не захотите.

В практике моего ОСМД мне приходится незначительно (400-500 грн.) доплачивать работникам ЖЭКа. Они выполняют свою работу достаточно качественно, ведь я, к тому же, построил систему двойного контроля с моей стороны и со стороны жильцов дома (я поощряю добрым словом жильцов, которые выказывают мне недостатки в работе служб).

Теперь насчет выдачи наличных денежных средств персоналу для работы. Как я уже упоминал, любые расчеты наличными деньгами ведут к большому искушению персонала, которого вы приобщаете к работе с деньгами. К примеру, когда вы выдаете уборщице деньги на моющиеся средства, вы уже меняетесь местами с жильцами дома, которые не доверяют вам свои наличные оплаты из-за того, что понимают, наличные деньги они не могут контролировать соответствующим образом, поэтому им легче не платить. Мое мнение, что и вам спокойней, не платить наличные деньги. Уверен, что вы будете спать спокойно, если один раз в пол года закупите необходимые средства для уборки дома и выдадите их, когда будет нужно уборщице.

А лучше, что касается уборщицы, чтобы в ее оклад входило и приобретение моющих средств, тогда вы не столкнетесь с проблемой учета, выдачи и списания закупленных материалов. Все необходимо унифицировать и по возможности делегировать на свой персонал, тогда у вас останется много свободного времени для контроля и развития новых задач в объединении.

Я стараюсь все расчеты-выплаты замкнуть на работе бухгалтера, бухгалтер снимает по чековой книжке деньги (после моей подписи) на заработную плату, канцелярию и т.п. Эти выплаты для бухгалтера тоже легко стандартизируются потому, что имеют определенную цикличность.

Мое желание держаться в стороне от наличных денег пробуждает доверие ко мне со стороны жильцов дома, к тому же я не дублирую функции бухгалтера, чем освобождаю себя от «дурной» работы.

Если упоминать о клумбах, газонах, кустарниках деревьях то я доплачиваю тому же дворнику 250 грн. ежемесячно, как садовнику-совместителю, но у меня и клумбы вскопаны, и цветы с газонами политы и деревья высажены.

Вообще-то я практикую ответственность за результат, а не за сделанную работу – то есть если я даже дворника-садовника днями не вижу на дворе, но все чисто, цветет и пахнет, тогда дворник молодец! А если цветы не дай Бог завянут, не избежать дворнику-садовнику тяжелого разговора со мной в стиле «мне проще нанять на те же условия жильца из дома, чем портить себе нервы и вести такие неприятные разговоры с тобой». Это очень хорошо действует, мы не играем в кошки-мышки, а я только наслаждаюсь красотой и результатами работы дворника-садовника.

Для уборщицы, в специальном металлическом конверте у моей квартиры, лежит график уборки дома, подобный тем, которые вывешивают в туалетах кафе, с подписями за уборку. Это по большей степени не для меня, а для самоконтроля уборщицы, но это работает, ведь уборщица подписывается за сделанную работу. Помните фильм «ГАРАЖ», где профессор раскладывал в каждую связку упакованной им картошки свою визитную карточку…

Еще один секрет из моей практики. Вы удивитесь, но все наличные операции я веду из своих собственных денег и не из-за альтруизма, просто принял решение по ОСМД о компенсации мне всех расходов по наличным платежам. И теперь моя зарплата немного завышена, а правление всегда может проконтролировать, в какой мере я понес наличные расходы и на что. Хотя бывают такие периоды, что ОСМД мне переплачивает, но я быстро наверстываю эти переплаты приятными покупками, типа подвесных цветов у входных дверей или новой дорожки у входа в дом. Этот подход противоречит мною описанным выше правилам, но это можно назвать новым уровнем доверия в ОСМД, когда одни, ранее внедряемые с трудом схемы заменяются другими ранее отменяемыми схемами во благо контроля. Такой подход проще, я честен в расходах и своей зарплате, я не играю в кошки-мышки с правлением и у меня постоянный зачет моих наличных расходов. К тому же я получаю на свою завышенную зарплату отчисления, которые ложатся на мою будущую пенсию, я доволен и нет проблем с наличными.

Хотя если есть в ОСМД бухгалтер на полную занятость, то вы можете выстроить законные наличные взаимоотношения в ОСМД, снимать по чеку наличные деньги на разрешенные законами расходы – канцелярию, выплаты студентам и мало ли еще на что.

Я задумал рассмотреть эту непростую тему в ракурсе заданного нашим читателем вопроса о наличных взаиморасчетах, чтобы убедить вас в бесперспективности и утопичности этой направленности ведения экономики вашего ОСМД.

Люди не любят расчеты наличными деньгами, когда рассчитываются их деньгами. Они не любят этого потому, что это неконтролируемый ими процесс, который может породить коррупцию руководителя. Часть людей доверят вам как руководителю не только свои деньги, но и дом, в котором они живут и им не хочется разочаровываться в вас, ведь разочарования ведут к естественному отторжению даже хороших идей. Интуитивно или осознано эти люди понимают, что этот подход взаиморасчетов пагубен и приведет к дурным последствиям, но ваша убедительность и обаяние могут принудить этих людей довериться вам, но доверятся вам далеко не все люди вашего дома и будут по-своему правы.

Осознаете ли вы, что этим подходом вы позволяете другой части людей, которая никогда вам не доверит свои наличные деньги влиять, даже юридически, на их отказ оплачивать блага, которые вы для них организовываете. А в эту группу отказников естественным образом «перескочит» еще одна группа людей, которая не желает платить ни наличным расчетом, ни безналичным, ни при каких обстоятельствах, невзирая на личности и авторитет этих личностей, невзирая на достижения их труда. И даже если у них такие и более возможности присутствуют, они никогда не захотят без принуждения платить только потому, что это просто такая прослойка людей-скруджей-кубышечников, которая патологически экономит свои деньги. Но тогда какой же суд станет на вашу сторону, если вы сами поступаете полу законными действиями и совершенно незаконными требованиями.

Конечно, вы сможете всепублично представить этих людей как врагов преобразований жизни вашего дома к лучшему, это в действительности не трудно. А также вы можете сделать этих людей виновниками всех ваших неудач, а это еще легче. А вот сделать их своими союзниками, которые будут не только вас поддерживать в принятии решений членов ОСМД, но и отдавать свои деньги на реализацию ваших идей, вот в чем главный труд руководителя объединения. И именно эти достижения, а не установленные новые двери и вкрученные лампочки является главным лакмусовым показателем вашего уровня как председателя ОСМД.

И действительно этот ракурс постройки экономики вашего ОСМД, является отличной лакмусовой бумажкой будущих ваших действий и направленности вашей энергии.

Свою задачу в этой статье я видел в том, чтобы показать бесперспективность наличных взаиморасчетов и возможных последствий от искушения владения наличными деньгами. Свою задачу я видел в том, чтобы направить ваш потенциал на разработку интересных идей преобразования вашего дома, на работу с подрядчиками которые будут ваши идеи реализовывать, на глубокое и оригинальное изыскание вами источников дополнительных доходов и поиска нераскрытых резервов и потенциалов вашего объединения. В этом вам поможет рациональная загрузка вашего бухгалтера и разумное делегирование полномочий всему вашему персоналу.